Varios profesionales en un solo Google Calendar
Si tu centro centraliza todas las citas en una única cuenta de Google Calendar, con el calendario de cada profesional dentro, esta guía te deja cada cita asignada a quien la atiende — y su nombre, en el mensaje que recibe el paciente. Todo lo que aparece entre comillas («…») es el texto exacto que verás en pantalla.
01La idea en una frase
En NexusConfirm, una agenda es un profesional (o una sala). Tu Google Calendar ya tiene un calendario para cada profesional; lo que vas a hacer es emparejar cada calendario de Google con su agenda de NexusConfirm.
A partir de ahí, cada cita que se importe sabe a quién pertenece, y el mensaje de confirmación nombra a la profesional que atenderá al paciente.
Lo más importanteEl nombre que verá el paciente en el mensaje es el de la agenda que tú crees en NexusConfirm, no el que tenga el calendario en Google. Si en Google el calendario se llama «Gemma García Seara» y quieres que el mensaje diga simplemente «Gemma», llama Gemma a la agenda.
02Crear una agenda por profesional
Entra en Ajustes → Agendas y crea una agenda por cada profesional del centro.
Escribe el nombre tal y como quieres que aparezca en el WhatsApp del paciente. Es texto libre: puedes poner solo el nombre de pila («Gemma»), el nombre y el apellido, o «Dra. García». Lo que escribas aquí es lo que se leerá en el mensaje.
| En Google Calendar | Agenda en NexusConfirm | El paciente lee |
|---|---|---|
| Gemma García Seara | Gemma | «…una cita en tu centro con Gemma» |
| Rosana Sánchez (consulta) | Rosana | «…una cita en tu centro con Rosana» |
03Conectar Google Calendar
Ve a Calendario. Si ya tenías una conexión de Google creada antes de tener las agendas, elimínala y vuelve a conectarla: la agenda de una conexión se elige al crearla, y queremos que no pertenezca a ninguna en concreto.
Pulsa Nueva conexión, elige Google Calendar y, en «Asignar a una agenda», deja General (sin agenda). Acepta después el permiso de Google con la cuenta del centro.
Por qué «General»La agenda de la conexión es la que se usa por defecto para todo lo que entre por ella. Como cada calendario va a tener la suya propia, aquí no debe haber ninguna: si pusieras una, las citas heredarían ese nombre y el mensaje nombraría a la profesional equivocada.
04Asignar cada calendario a su profesional
Se hace una sola vez, y con todos los profesionales a la vez: no hay que repetirlo por cada uno. En la tarjeta de tu conexión de Google:
Comprueba que Agenda de esta conexión está en General (sin agenda).
Pulsa Elegir calendarios a leer y marca los calendarios de todos los profesionales del centro. Pulsa Guardar calendarios.
Pulsa Asignar cada calendario a un profesional. Verás la lista completa, con un desplegable por calendario: asigna a cada uno su agenda (por ejemplo, «Gemma García Seara» → «Gemma»). Cuando estén todos, pulsa Guardar profesionales.
Pulsa Sincronizar ahora una vez. Se traen de golpe las citas de todos los calendarios que has marcado.
A partir de aquí, se hace solo
Esta configuración queda guardada. No hay que repetirla ningún día: NexusConfirm revisa tu Google Calendar cada 10 minutos y trae por su cuenta las citas nuevas, las que hayan cambiado de hora y las que se hayan anulado, ya repartidas entre sus profesionales.
El botón Sincronizar ahora solo sirve para no esperar a la siguiente revisión: si acabas de apuntar una cita en Google y la quieres ver en el panel al momento.
Cuando entra una profesional nueva
Crea su agenda en Ajustes → Agendas y vuelve a esta tarjeta: marca su calendario en Elegir calendarios a leer, asígnalo a su agenda y guarda. Es lo único que hay que tocar.
Ten en cuentaEl emparejamiento afecta a las citas que se importen a partir de ese momento. Las que ya estuvieran en el sistema mantienen la agenda que tenían cuando entraron.
05Enviar las confirmaciones
En Citas verás las citas de todas las agendas juntas, cada una con su profesional.
Para avisar a un paciente, elige el tipo de mensaje Confirmar (con botones) —el primero de la lista— y se enviará tu plantilla personalizada, con su único botón «Confirmar» y en el idioma que tengas configurado: español, catalán o inglés.
En ese mensaje, el nombre de la profesional sale de Ajustes → Agendas. Siguiendo el ejemplo, el paciente leerá «Gemma», y no «Gemma García Seara», que es como se llama el calendario en Google.
Si creas una cita a mano
Las citas que escribes directamente en Citas → Nueva cita no vienen de ningún calendario de Google, así que no tienen profesional hasta que tú se la asignes. En el formulario, el desplegable Agenda viene en «Sin agenda»: elige ahí la profesional que atenderá la cita.
Si lo dejas sin agenda, el sistema te avisa y te pregunta si quieres crearla igualmente. Puedes hacerlo —a veces una cita todavía no tiene profesional asignada—, pero ten en cuenta que su mensaje de confirmación no podrá nombrarla.
Se puede corregirSi una cita se quedó sin agenda, ábrela desde Citas y asígnale la profesional. Desde ese momento, sus mensajes ya la nombrarán.
06Preguntas frecuentes
- ¿Puedo cambiar el nombre de una agenda más adelante?
- Sí, en Ajustes → Agendas. El nombre nuevo se usará en los mensajes que se envíen a partir de entonces.
- ¿Tengo que sincronizar cada día?
- No. Las citas entran solas cada 10 minutos, sin que tengas que abrir el panel ni pulsar nada. Sincronizar ahora es solo para verlas al instante, sin esperar.
- He añadido una profesional nueva. ¿Qué hago?
- Crea su agenda en Ajustes → Agendas, marca su calendario en «Elegir calendarios a leer» y asígnalo a su agenda. No hace falta tocar nada de los demás profesionales.
- ¿Y si una cita aparece sin profesional?
- Puede ser una cita que entró antes de emparejar su calendario, una que está en un calendario que aún no has marcado para leer, o una que creaste a mano sin elegir agenda. En los tres casos se arregla igual: ábrela desde Citas y asígnale la agenda.
- ¿Hace falta una cuenta de Google por profesional?
- No. Esta guía es precisamente para el caso contrario: una sola cuenta con el calendario de cada profesional dentro.
- ¿Esto cambia lo que ya tenía funcionando?
- No. Mientras no emparejes ningún calendario, todo sigue comportándose igual que antes.
¿Te has quedado a medias o algo no encaja con lo que ves en pantalla? Escríbenos y lo configuramos contigo.
soporte@nexusconfirm.com